İSG Denetimi Kontrol Listesi: Çalışma Bakanlığı Müfettişi Gelmeden Hazır Olun

İSG denetimi kontrol listesi, iş müfettişi kapıyı çaldığında hangi belgenin nerede durduğunu önceden bilmenizi sağlayan hazırlık aracıdır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın iş müfettişleri işyerlerine önceden haber vermeksizin denetim yapabilir. İSG denetiminde eksik bulunan her belge veya uygunsuz durum binlerce lira idari para cezasına yol açabilir. Bu kontrol listesiyle işyerinizi her an denetime hazır hale getirin.

1- Denetimde İstenen Temel Belgeleri Hazırlayın

Müfettişin masaya ilk isteyeceği şey dosyadır: sözleşmeler, raporlar, imzalı kayıtlar. Bu belgelerin ortak özelliği, denetim günü üretilemez olmalarıdır — eğitim kaydı, tatbikat tutanağı ya da sağlık muayenesi geriye dönük düzenlenemez; tarih ve imza zinciri kopuk belge, belge yok hükmündedir. Bu yüzden aşağıdaki listeyi “denetim gelince bakarız” dosyası değil, yaşayan bir klasör olarak tutun: her yeni işe girişte, her eğitimde, her tatbikatta ilgili kaydın klasöre aynı gün girmesi tek güvenilir yöntemdir.

1. OSGB Hizmet Sözleşmesi

Geçerli bir OSGB sözleşmesi zorunludur. Sözleşme; hizmet süresi, İSG uzmanının sınıfı ve aylık hizmet saatlerini içermelidir. Sözleşme süresi dolmamış, İSG uzmanının yetki belgesi geçerli olmalı; çok tehlikeli işyerleri için A sınıfı uzman şartı aranır.

2. Risk Değerlendirme Raporu

Risk değerlendirmesi zorunludur ve tehlike sınıfına göre güncellenmesi gerekir: Az tehlikeli 6 yılda bir, tehlikeli 4 yılda bir, çok tehlikeli 2 yılda bir.

3. Acil Durum Planı ve Tahliye Tatbikat Kayıtları

Tahliye planı fiziksel olarak işyerinde asılı olmalı, son tatbikat tarihi ve tatbikat raporu kayıt altında olmalı (tatbikat tehlike sınıfından bağımsız olarak yılda en az bir defa yapılır — Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik md. 13), katılan çalışanların imzalı listesi saklanmalıdır.

4. İSG Kurulu Karar Defteri (50+ Çalışan)

Elli ve daha fazla çalışanın bulunduğu ve altı aydan fazla süren sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde İSG Kurulu oluşturulur (6331 md. 22). Kurul ayda en az bir kez toplanır; tehlikeli işyerlerinde bu süreyi iki ay, az tehlikeli işyerlerinde üç ay olarak belirlemeye kendisi karar verebilir (İSG Kurulları Hakkında Yönetmelik md. 9/1-a). Çalışan sayınızı sorgulayarak hangi yükümlülüklerin geçerli olduğunu öğrenin.

5. Çalışan İSG Eğitim Kayıtları

Asgari eğitim süreleri: Az tehlikeli 8 saat, tehlikeli 12 saat, çok tehlikeli 16 saat. Tüm çalışanların imzalı katılım belgesi saklanmalıdır.

6. Periyodik Sağlık Muayene Kayıtları

Muayene aralıkları: Az tehlikeli 5 yılda bir, tehlikeli 3 yılda bir, çok tehlikeli yılda bir.

7. İş Kazası Kayıt ve Bildirim Belgeleri

İş kazası bildirimi 3 iş günü içinde yapılmalıdır. Kaza defteri ve SGK bildirimi kopyaları denetimde gösterilmelidir.

8. KKD Dağıtım Listesi

Baret, eldiven, güvenlik ayakkabısı gibi KKD’lerin hangi çalışana verildiğini gösteren imzalı liste bulunmalıdır.

2- En Sık Ceza Alınan Eksiklikleri Kontrol Edin

Denetim istatistiklerinde öne çıkan eksiklikler şaşırtıcı biçimde hep aynıdır ve çoğu, hizmeti almamaktan değil kaydı tutmamaktan kaynaklanır: eğitim verilmiş ama katılım imzası alınmamış, tatbikat yapılmış ama tutanağı yazılmamış olabilir. Müfettiş açısından kanıtlanamayan yükümlülük yerine getirilmemiş sayılır.

Kanundaki taban tutarlar her yıl 5326 sayılı Kabahatler Kanunu md. 17/7 uyarınca yeniden değerleme oranıyla güncellenir; denetim tarihindeki tutarı Bakanlığın o yıl için ilan ettiği idari para cezası listesinden kontrol edin.

6331 Sayılı İSG Kanunu‘na göre cezalar aynı denetimde birden fazla eksiklik için ayrı ayrı uygulanabilir. OSGB maliyetini ceza riskiyle karşılaştırdığınızda yatırımın değeri net görülür.

3- Çalışan Sayısına Göre Ek Yükümlülükleri Belirleyin

Tehlike sınıfı yükümlülüklerin ağırlığını, çalışan sayısı ise kapsamını belirler. İşe alım yaptıkça eşiği geçtiğinizi fark etmemek sık yapılan bir hatadır: kritik eşiklerden birini geçen işyerinin yükümlülükleri kendiliğinden genişler, müfettiş sayıyı SGK kayıtlarından gördüğü için “haberimiz yoktu” savunması geçerli olmaz.

Hangi sektörün hangi sınıfta olduğunu görmek için çok tehlikeli işyeri sektörleri rehberimize bakın.

4- Denetim Günü Sürecini Doğru Yönetin

Müfettiş işyerine geldiğinde kimliğini gösterir; kimliği görmeden kayıt ve bilgi paylaşmak zorunda değilsiniz, ancak kimliğini gösteren müfettişe işyerini açmak, belge sunmak ve bilgi vermek yasal zorunluluktur. Denetime işveren ya da işveren vekili eşlik etmelidir: belgelerin yerini bilen bir yetkilinin sahada olması, “belge var ama ulaşamıyoruz” durumunun eksiklik olarak tutanağa geçmesini önler.

Denetim yalnız dosya incelemesi değildir. Müfettiş sahayı gezer, uyarı levhalarını, makine koruyucularını ve acil çıkışları gözlemler, çalışanlarla görüşebilir. Çalışanların aldıkları eğitimi ve görev tanımlarını kendi cümleleriyle anlatabilmesi, dosyadaki imzalı kaydın gerçek bir uygulamaya dayandığını gösterir; ezberletilmiş cevaplar ise tersine şüphe uyandırır. Bu yüzden denetim hazırlığının görünmeyen yarısı, kâğıttaki düzenin sahada da yaşıyor olmasıdır.

5- Denetim Sonrası Tutanak ve Eksiklik Giderme Sürecini Takip Edin

Denetim, tespitlerin yazıldığı bir tutanakla kapanır. Tutanağı imzalamadan önce dikkatle okuyun: eksik bulunan her kalemin ayrı ayrı yazılması gerekir ve itiraz hakkınızı kullanacağınız zemin bu metindir. Sonuç her zaman doğrudan ceza değildir; müfettiş niteliğine göre eksikliğin giderilmesi için süre verebilir ya da 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu‘ndaki idari para cezalarının uygulanmasını rapor edebilir. Kesilen cezaya karşı yargı yolu açıktır; tebligattaki süre ve merci bilgisini kaçırmamak için tebliğ tarihini mutlaka not edin.

Verilen süre içinde giderilen eksikliği belgeleyin: fatura, fotoğraf, güncellenmiş rapor ve imzalı kayıtlarla dosyalayın. Takip denetiminde aynı eksikliğin sürdüğünün görülmesi, ilk tespitten daha ağır sonuç doğurur. Denetim geçirmiş bir işyeri için en verimli adım, tutanaktaki her maddeyi bu sayfadaki kontrol listesine işleyip eksik yönetimini OSGB’nizle birlikte takvime bağlamaktır.

Sık Sorulan Sorular

İSG denetimi önceden haber verilir mi?

Hayır. İş müfettişleri işyerlerine önceden haber vermeksizin denetim yapabilir. Bu yüzden hazırlık, denetim duyulunca yapılan bir telaş değil, belgelerin her an güncel tutulduğu süreklilik hâlidir.

Risk değerlendirmesi kaç yılda bir yenilenir?

Tehlike sınıfına göre değişir: az tehlikeli işyerlerinde 6 yılda bir, tehlikeli sınıfta 4 yılda bir, çok tehlikeli sınıfta 2 yılda bir yenilenmesi gerekir. Süre dolmamış olsa da işyerinde kaza ya da köklü değişiklik varsa güncelleme beklenmez.

İSG Kurulu hangi işyerlerinde zorunludur?

Elli ve daha fazla çalışanın bulunduğu ve altı aydan fazla süren sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde İSG Kurulu oluşturulur (6331 md. 22). Kurul ayda en az bir kez toplanır; tehlikeli işyerlerinde bu süreyi iki ay, az tehlikeli işyerlerinde üç ay olarak belirlemeye kendisi karar verebilir (İSG Kurulları Hakkında Yönetmelik md. 9/1-a). Kararların işlendiği kurul defteri denetimde istenen belgeler arasındadır.

Kurul yalnız toplanmakla yükümlülüğünü tamamlamaz: gündemin işlenmesi, alınan kararların sorumlusuyla ve terminiyle yazılması, bir sonraki toplantıda önceki kararların akıbetinin görüşülmesi beklenir. Müfettiş defteri incelerken kararların gerçekten uygulanıp uygulanmadığına bakar; her toplantıda aynı maddelerin karar olarak tekrarlandığı, ancak hiçbirinin kapatılmadığı bir defter, kurulun kâğıt üstünde çalıştığının işaretidir. Kurul zorunluluğu bulunmayan daha küçük işyerlerinde ise aynı işlevi çalışan temsilcisiyle yapılan görüşmeler ve iş güvenliği uzmanının saha tespit raporları üstlenir; bu kayıtların da tarihli ve imzalı biçimde dosyada durması, denetimde işverenin süreci fiilen yürüttüğünü gösteren en güçlü kanıttır. Kayıt düzenini işyerinin büyüklüğüne göre kurmak, hem denetim riskini hem de günlük iş yükünü aynı anda azaltan tek yaklaşımdır.

İSG Kurulu kimlerden oluşur?

Kurul; işveren veya işveren vekili, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi, insan kaynakları ya da idari ve mali işleri yürüten bir kişi, varsa sivil savunma uzmanı, varsa formen, ustabaşı veya usta ile çalışan temsilcisinden (birden çok temsilci varsa baş temsilciden) oluşur. Başkan işveren veya vekili, sekreter iş güvenliği uzmanıdır; uzmanın tam zamanlı çalışma zorunluluğu olmayan işyerlerinde sekretaryayı insan kaynakları ya da idari işlerden sorumlu kişi yürütür (İSG Kurulları Hakkında Yönetmelik md. 6).

İş kazasını kaç gün içinde bildirmek gerekir?

İş kazası bildirimi kazadan sonraki 3 iş günü içinde yapılmalıdır. Kaza defteri ve SGK bildirim kopyaları denetimde gösterilir; bildirimin nasıl yapıldığını iş kazası bildirimi rehberimizde adım adım anlattık.